Het organiseren van een online perinatale audit

Perinatale audit in 2021

Het organiseren van fysieke bijeenkomsten heeft de voorkeur van Perined en van de regioteams.
Om toch tegemoet te komen aan de wens om perinatale audits te gaan doen, heeft Perined een aantal regels opgesteld waaraan een online vergadering moet voldoen.

Het organiseren van een online perinatale audit

Organiseer de audit altijd in samenwerking met het regioteam.

  • Het is handig om met een klein aantal personen uit het auditteam tijdens de online bijeenkomst in een fysieke ruimte bij elkaar te zijn om de regie over de vergadering te kunnen houden. Ieder lid van de groep die samen zit moet zich wel voorstellen aan het begin van de audit. Beter is dat ieder zelf achter een scherm zit, maar dat vergt discipline met het geluid uit, i.v.m. rondzingen van het geluid. De voorzitter van de audit komt van elders en die zit dan ook meestal niet in die zaal.
  • Zorg bij elke audit voor een procesfacilitator en een procesbegeleider. De facilitator is er voor de technische ondersteuning. De procesbegeleider ondersteunt de voorzitter in het leiden van de vergadering. Hij/zij verzorgt de presentatie, houdt de chat bij, helpt bij het toewijzen van de spreektijd etc.
  • De audit wordt gepresenteerd via een presentatie (scherm delen).
  • Het CV wordt niet gedeeld op het scherm.
  • De CV-makers kunnen eventuele vragen beantwoorden, zij hebben wel een CV voor zich, evenals de voorzitter van de audit.
  • Het maximum aantal deelnemers bij een online audit is 30 - 35 personen. Dit aantal is online nog te overzien. 
  • Van iedere deelnemer wordt verwacht dat hij/zij actief meedoet in de audit. Kies bijvoorbeeld van elke verloskundige praktijk één afvaardiging. (behalve de eventuele betrokken verloskundige praktijk)
  • Iedere deelnemer moet worden uitgenodigd tot deelname. In de uitnodiging wordt melding gemaakt van de geheimhoudingsplicht. 

 

Uiteraard gelden ook nog steeds de ‘gewone’ regels voor het organiseren van een perinatale audit:

Proces van perinatale audit

  • Er is een voorbespreking met betrokken zorgverleners, de auditgroep en de voorzitter van de audit (en regiocoördinator)
  • De voorzitter komt niet uit het eigen VSV
  • Er zijn minimaal twee personen uit elk bij het VSV betrokken beroepsgroep aanwezig bij de audit, om zo te kunnen evalueren en eventuele verbeterpunten vast te stellen bij hun beroepsgroep. 
  • De audit wordt geëvalueerd via eva.perined.nl
  • Deze evaluaties worden ook besproken met voorzitter van de audit
  • De auditresultaten worden binnen 4 weken na de audit ingevuld in de Perinatale Audit Assistent (PAA)

Inhoud van de perinatale audit

  • De audit wordt gestart met huisregels
  • In de audit wordt melding gemaakt van de voortgang van aanbevelingen uit vorige audits
  • De voorzitter is onafhankelijk, onpartijdig en zit voor op het proces
  • De conclusies en aanbevelingen worden SMART geformuleerd en toegewezen aan een probleemhouder
 
De minimale bezetting van een auditbijeenkomst is dus: twee gynaecologen, twee kinderartsen, twee klinisch verloskundigen, twee 1e lijn verloskundigen en twee verpleegkundigen + het lokale auditteam + betrokken zorgverleners + eventueel nog een paar zorgverleners in opleiding.

 

Het online deelnemen aan een perinatale audit.

  • Iedere deelnemer wordt uitgenodigd tot deelname. In de uitnodiging wordt melding gemaakt van de geheimhoudingsplicht. Accepteren van deze uitnodiging staat voor het tekenen voor geheimhouding.
  • Iedere deelnemer staat geregistreerd met naam en functie.
  • Iedere deelnemer geeft aan om alleen in een afgesloten ruimte deel te nemen aan de vergadering.
  • Iedere deelnemer belooft de inhoud van de presentaties en de vergadering niet te delen met anderen, of aan te wenden voor andere doeleinden.
  • De deelnemer meldt zich en moet worden toegelaten. Bij toelating zet de deelnemer altijd de camera aan en het geluid uit. De camera blijft aan tot het einde van de vergadering. De deelnemer zorgt er voor dat zijn/haar gezicht goed in beeld is.
  • Vragen en opmerkingen worden kenbaar gemaakt middels hand opsteken of via de chat.