Stappenplan

Iedere audit van perinatale sterfte bestaat uit een aantal systematische stappen.

Individueel zorgdossier
De zorgverleners houden gegevens bij over de gezondheid van de cliënt en de verleende zorg. Het zorgdossier is verplicht volgens de Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO).

Er is geen standaard dossier voor de perinatale zorg.
Een dossier bestaat bijvoorbeeld uit:

  • zwangerschapskaarten, (poli)klinische status, baringsverslagen met o.a. eigen bevindingen
  • documentatie of rapportage van verpleegkundigen en/of kraamzorg
  • aanvullende gegevens van het laboratorium, CTG en andere uitslagen
  • ontslagbrieven etc.
  • in geval van sterfte: het pathologisch onderzoek van het overleden kind en de placenta. 

Landelijke registratie
Zorgverleners in de perinatale zorg in Nederland leveren veel gegevens aan over alle zwangerschappen en hun uitkomsten. Perined beheert deze gegevens en zorgt voor een veilige opslag.

Aanlevering gegevens
Perined heeft ten behoeve van de perinatale audit een systeem ontwikkeld de PAA (Perinatale Audit Assitent), voor het invoeren en verwerken van de van gegevens.

 

Voor de audit worden reguliere (zorg)gegevens gebruikt, zoals die uit de zorgdossiers van alle bij de casus betrokken beroepsgroepen. Aangevuld met gegevens die van belang zijn voor een goed beeld van die casus.

In het CV (chronologisch verslag) die gemaakt wordt in de PAA (Perinatale Audit Assistent) worden de zorggegevens systematisch en in volgorde van tijd opgenomen. Het is van belang om dit verslag samen met alle betrokken zorgverleners op te stellen, dan wel feedback aan betrokkenen te vragen voorafgaand aan een auditbijeenkomst. Het verslag wordt voor gebruik in de perinatale audit geanonimiseerd. Dit verslag vormt de basis van het auditproces. Zorgverleners kunnen het proces van de verleende zorg tijdens de audit nalezen en evalueren, ook als ze niet bij de casus betrokken waren.

Het verslag moet inzicht geven in vragen als:
Wat is er gebeurd? Wie waren hier bij betrokken? Het is een feitelijk verslag van alle gebeurtenissen van het begin tot het eindpunt van een zorgperiode in de hele keten van de geboortezorg.

De opsteller van het CV maakt gebruik van nog herleidbare gegevens.
In het CV staan eventueel gegevens die door andere zorgverleners zijn gegenereerd en worden ingevoerd door de opsteller van het CV. Toegang tot die gegevens moet beperkt en controleerbaar zijn. Daarom moeten de invoerders in het PAA-systeem beperkt worden tot een selecte groep in het auditteam.

De auditbespreking bestaat uit een aantal stappen: (auditwizard in de PAA)

  • Begin met de huisregels
  • Bespreek de verbeteracties van de vorige bijeenkomst(en)
  • Bespreek één of meerdere casus
  • Stel de uitkomst van de bespreking van de casus vast. (SSF/Aandachtspunten)
  • Leg de classificaties vast in (When en What)
  • Formuleer conclusie en aanbevelingen
  • Beschrijf de verbeteracties
  • Wijs voor de verbeteracties een verantwoordelijke en een tijdpad aan
  • Evalueer de bijeenkomst (zie evaluatieformulier)
  • Einde van de audit

 

Vertrouwelijkheid
Alle betrokkenen bij het auditproces (voorzitter en leden auditgroep, opsteller van het chronologische verslag, ondersteuners) gaan zorgvuldig om met de vertrouwelijke gegevens. Als aan het begin van de bijeenkomst het chronologisch verslag op papier wordt uitgedeeld, dan wordt dat aan het einde van de bijeenkomst weer ingenomen en vernietigd. Bij elke audit wordt er aan gerefereerd dat de audit vertrouwelijk is.

Een audit is bedoeld om de kwaliteit van de zorg te verbeteren.

Tijdens de auditbijeenkomst gaan de zorgverleners na of er substandaardpunten (= verbeterpunten) in het zorgproces te vinden zijn: wijkt de geleverde zorg in ongunstige zin af van de gangbare zorg, zoals vastgelegd in richtlijnen, standaarden, protocollen en dergelijke? Hulpmiddelen voor de beantwoording van deze vragen en de beoordeling van de verleende zorg moeten de op dat moment geldende richtlijnen zijn. Een overzicht van de richtlijnen is opgenomen op deze site.

Tijdens de bijeenkomst kan de Perinatale Audit Assisitent (PAA) geprojecteerd worden op een scherm. Zo kan men stap voor stap door de auditwizard gaan. Maar het is ook mogelijk om achteraf de auditwizard in te vullen. De audituitkomsten moeten worden vastgelegd in de PAA.

De conclusies en aanbevelingen moeten leiden tot concrete verbeteracties. Het is van groot belang dat deze verbeteracties zo SMART mogelijk geformuleerd worden. Zo kunnen de verbeteracties ook duidelijk uitgewerkt worden. 
 
Specifiek: Het moet een duidelijke verbeteractie zijn met duidelijk waarneembare resultaten. 
 
Meetbaar: Er moet een systeem, methode en procedure zijn om te bepalen hoe en wat gerealiseerd is.
 
Acceptabel: Is er draagvlak voor de verbetering? Is de verbeteractie in overeenstemming met het beleid en de doelstellingen van het samenwerkingsverband? Zijn de betrokkenen bereid zich te verbinden aan de verbetering?
 
Realistisch: Heeft de verbeteractie kans van slagen? Is er een uitvoerbaar plan met aanvaardbare inspanningen? Kunnen de betrokkenen de gevraagde resultaten daadwerkelijk beïnvloeden? Is er voldoende know-how, capaciteit, middelen en bevoegdheden? 
 
Tijdgebonden: Een verbeteractie heeft een duidelijke start- en einddatum. Wanneer is het doel bereikt?  

Voor wie zijn de verbeteracties? Een audit is in eerste instantie gericht op zorgverleners en verbetering van de kwaliteit van zorg die zij leveren. De audit levert vaak concrete verbeteracties op, die in moeten worden opgepakt door zorgverleners uit het samenwerkingsverband.

Conclusies of aanbevelingen uit de audit kunnen ook van belang zijn voor de cliënt, zoals medisch-inhoudelijke informatie met gevolgen voor het beleid tijdens een volgende zwangerschap of bij de verwerking. Het is van groot belang dat de hoofdbehandellaar deze informatie dan ook nog aan de ouders verstrekt.

Om verbeterpunten op een gestructureerde manier aan te pakken kan er gebruik gemaakt worden van de kennis van het ACTion project (een ZonMw project dat in Noord-Nederland heeft gelopen). Daaruit is een mooie website ontstaan die heel behulpzaam kan zijn voor groepen die zich bezig houden met het opppakken van verbeterpunten uit de  audit: https://www.actiontoolkit.nl/

De ingevoerde verbeteracties moeten na verloop van tijd geevalueerd worden om te bekijken of de verbeteractie ook daadwerkelijk een verbetering van de zorg is.

Eventueel kan dan de verbeteractie nog worden bijgesteld.

Op deze manier is het mogelijk om cyclisch te werken in de PDCA-cyclus

PDCA

Plan-Do-Check-Act cyclus van Deming.

Plan: formuleer doelstellingen en plan maatregelen
Do: voer verbetermaatregelen uit
Check: controleer of de maatregelen bijdragen aan het verbeteren van de kwaliteit en de doelstellingen
Act: analyseer en corrigeer eventuele afwijkingen en verbeter hiermee het plan.