Stappenplan

Iedere audit van perinatale sterfte bestaat uit een aantal systematische stappen.

Individueel zorgdossier
De zorgverleners houden gegevens bij over de gezondheid van de cliënt en de verleende zorg. Het zorgdossier is verplicht volgens de Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO).

Er is geen standaard dossier voor de perinatale zorg.
Een dossier bestaat bijvoorbeeld uit:

  • zwangerschapskaarten, (poli)klinische status, baringsverslagen met o.a. eigen bevindingen;
  • aanvullende gegevens van het laboratorium, CTG en andere uitslagen;
  • ontslagbrieven etc.
  • in geval van sterfte: het pathologisch onderzoek van het overleden kind en de placenta. 

Landelijke registratie
Zorgverleners in de perinatale zorg in Nederland leveren veel gegevens aan over alle zwangerschappen en hun uitkomsten. Perined beheert deze gegevens en zorgt voor een veilige opslag.

Aanlevering gegevens
Perined heeft een web based-invoermodule ontwikkeld, voor het invoeren van gegevens.

Zorgverleners kunnen hiermee de gegevens voor perinatale audit direct aanleveren aan de Perined-databank. Wij zijn ons er van bewust dat dit een omslachtige en tijdrovende methode is, daarom zijn wij bezig met het ontwikkelen van een nieuw invoersysteem en hopen dat eind 2015 aan u te kunnen presenteren.

Welke gegevens worden gebruikt?
Voor de audit worden reguliere (zorg)gegevens gebruikt, zoals die uit het zorgdossier.
De nieuwe, uitgebreide perinatale registratie neemt de belangrijkste gegevens over. Gebruikt u gewoonlijk nog de LVR1/h/2, dan kunt u via een aparte web based-invoermodule de gegevens voor de perinatale audit direct aanleveren aan de Perined-databank.

Stuur op tijd in
Voor een tijdige bespreking moeten de gegevens snel beschikbaar zijn. De zorgverleners moeten alle informatie over de zwangerschap, de baring, het kind en postmortaal onderzoek zo snel mogelijk doorsturen naar de Perined. Bij voorkeur direct wanneer deze bekend is.
Het duurt gemiddeld twee maanden voordat uitslagen van postmortaal onderzoek bekend zijn.

Databank
Van casus voor de perinatale audit worden de gegevens van de casus automatisch overgeheveld naar een apart deel van de Perined-databank. Dit vormt de basis voor het chronologische verslag. Ze worden daar op de gebruikelijke, beveiligde manier opgeslagen.

Onder welke voorwaarden?
De gegevens over de zwangere en haar kind (kenmerken, medische geschiedenis, uitkomsten van de zorg) mogen alleen gebruikt worden met toestemming van de cliënt. De zorgverlener moet de gegevens zorgvuldig beheren.

In het  CV (chronologisch verslag worden de zorggegevens systematisch en in volgorde van tijd opgenomen. Het verslag wordt vervolgens geanonimiseerd. Dit verslag vormt de basis van het auditproces. Zorgverleners kunnen het proces van de verleende zorg nalezen en evalueren, ook als ze niet bij de casus betrokken waren.
  
Kernvragen stap 2
Ordening van gegevens in een CV blijkt lastig te zijn. Het is een andere manier van werken met patiëntgegevens. Het verslag moet inzicht geven in vragen als:
Wat is er gebeurd? Wie waren hier bij betrokken? Waarom zo en niet anders?
Wat waren de oorzaken en wat zijn de gevolgen? Onder welke omstandigheden is het gebeurd? Wat leren we hier uit?

Vertrouwelijke gegevens
De opsteller van het CV maakt gebruik van nog herleidbare gegevens (kenmerken van de zwangere en haar kind, medische geschiedenis, uitkomsten van de zorg). Dat mag alleen als de cliënt daar toestemming voor gegeven heeft.
 
In het CV staan eventueel gegevens die door andere zorgverleners zijn gegenereerd en via Perined aan elkaar worden gekoppeld of worden ingevoerd ddor de opsteller van het CV. Toegang tot die gegevens moet beperkt en controleerbaar zijn. Daarom moet de opsteller van het verslag hiervoor geautoriseerd worden door de praktijken van het verloskundig samenwerkingsverband.

De auditbespreking bestaat uit drie stappen:

vaststellen (classificeren) van de ziekte- of doodsoorzaak;
evaluatie van de zorg op de aanwezigheid van substandaard factoren;
nagaan of er een relatie is tussen eventuele substandaard factoren en de uitkomst, zoals sterfte of morbiditeit.

Mortaliteits- en morbiditeitsclassificatie
Voor de perinatale audit in Nederland is een combinatie van twee classificaties in gebruik:
1. WHEN: Wanneer is de sterfte of morbiditeit opgetreden? Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de Wigglesworth en 'Fetal and Neonatal' Classification, die het tijdstip van overlijden en de zwangerschapsduur hanteren
  
2. WHAT: Wat is het klinische beeld waaronder de sterfte of morbiditeit is opgetreden? Met de gemodificeerde ReCoDe kunnen alle klinische beelden en maternale risicofactoren benoemd worden, inclusief het meest relevante ziektebeeld.
   
   
Substandaardfactoren
Tijdens de auditbijeenkomst gaan de zorgverleners na of er sprake was van substandaardfactoren in het zorgproces: wijkt de geleverde zorg in ongunstige zin af van de gangbare zorg, zoals vastgelegd in richtlijnen, standaarden, protocollen en dergelijke?
 
Substandaardfactoren zijn zelden aan één persoon of omstandigheid te wijten. Meestal gaat het om allerlei verschillende omstandigheden, zoals:

de organisatie van de zorg binnen een praktijk, ziekenhuis en/of samenwerkingsverband;
de uitvoering van de zorg door zorgverleners;
risicofactoren bij de cliënt zoals communicatieproblemen of laat in zorg komen.
Hulpmiddelen Voor de beantwoording van deze vragen en de beoordeling van de verleende zorg moeten de op dat moment geldende richtlijnen beschikbaar zijn. Een overzicht van de richtlijnen is opgenomen op deze site.
Tijdens de bijeenkomst kunnen de website en het web based Perinatale Audit Registratie Systeem geprojecteerd worden. Zo slaat men geen vragen over en is alle informatie beschikbaar.


Kernvragen stap 3

Wat is er gebeurd en welke zorgverleners waren erbij betrokken?
Onder welke omstandigheden is het gebeurd?
Hoe is het gebeurd?
Welke relatie bestaat er tussen het gebeurde en de ziekte of sterfte?
Vertrouwelijke gegevens
Alle betrokkenen bij het auditproces (voorzitter en leden auditgroep, opsteller van het chronologische verslag, ondersteuners) gaan zorgvuldig om met de vertrouwelijke gegevens. Als aan het begin van de bijeenkomst het chronologisch verslag op papier wordt uitgedeeld, dan wordt dat aan het einde van de bijeenkomst weer ingenomen en vernietigd.

Een audit is bedoeld om de kwaliteit van de zorg te verbeteren.

Kernvragen stap 4

  • Welke conclusies kunnen we trekken?
  • Wat moet er concreet gedaan worden om het gebeurde te voorkomen?
  • Door wie?

Voor wie?
Een audit is in eerste instantie gericht op zorgverleners en verbetering van de zorg die zij leveren. De audit levert vaak concrete verbeteracties op, die in moeten worden opgepakt door zorgverleners uit het samenwerkingsverband.

Conclusies of aanbevelingen uit de audit kunnen ook van belang zijn voor de cliënt, zoals medisch-inhoudelijke informatie met gevolgen voor het beleid tijdens een volgende zwangerschap of bij de rouwverwerking.

De conclusies en aanbevelingen moeten leiden tot concrete verbeteracties. Het is de bedoeling dat u deze verbeteracties zo SMART mogelijk formuleert. U kunt zo goed de resultaten van de verbeteracties evalueren. Dat maakt het ook mogelijk om cyclisch te werken.
 
Specifiek
Het moet een duidelijke verbeteractie zijn met duidelijk waarneembare resultaten. Kan er een concreet getal, een bedrag, een percentage of een ander kwantitatief gegeven aan verbonden worden?
 
Meetbaar
Hoeveel gaan we doen? Hoe kunnen we dat meten? Er moet een systeem, methode en procedure zijn om te bepalen in welke mate een verbeteractie op een bepaald moment gerealiseerd is.
 
Acceptabel
Is er draagvlak voor wat we doen? Is de verbeteractie in overeenstemming met ons beleid en de doelstellingen van het samenwerkingsverband? Zijn de betrokkenen bereid zich te verbinden aan de verbetering?
 
Realistisch
Heeft de verbeteractie kans van slagen? Is er een uitvoerbaar plan met aanvaardbare inspanningen? Kunnen de betrokkenen de gevraagde resultaten daadwerkelijk beïnvloeden? Hebben ze voldoende know-how, capaciteit, middelen en bevoegdheden? Dit is belangrijk, want een onbereikbare verbeteractie motiveert mensen niet.
 
Tijdgebonden
Wanneer beginnen we met de verbeteracties? Wanneer moeten ze precies klaar zijn? Wanneer is het doel bereikt? In SMART-termen heeft een verbeteractie dus altijd een duidelijke startdatum en einddatum.
Met name verbeteracties op de korte-termijn zijn goed SMART te formuleren.
Kwaliteitscyclus PDCA
Kwaliteitscyclus
Een volledige auditcyclus bestaat uit alle stappen van het auditproces: van het verzamelen van gegevens tot en met de evaluaties van de ingezette verbeteracties. Dit is een continu doorgaand proces. De auditcyclus sluit goed aan bij de Plan-Do-Check-Act (PDCA) cyclus van Deming. Dat is een vierstappen plan om tot kwaliteitsverbetering te komen.
Plan: formuleer doelstellingen en plan maatregelen
Do: voer verbetermaatregelen uit
Check: controleer of de maatregelen bijdragen aan het verbeteren van de kwaliteit en de doelstellingen
Act: analyseer en corrigeer eventuele afwijkingen en verbeter hiermee het plan.
Gebruik van auditresultaten door zorgverleners, kring of VSV
De audituitkomsten worden vastgelegd in het Perinatale Audit Registratie Systeem (PARS). PARS heeft een exportfunctie om substandaard factoren, aandachtspunten, conclusies en aanbevelingen in één tabel  te exporteren naar een word-bestand. U kunt dit gebruiken om aanbevelingen op de agenda te zetten (wie doet wat en wanneer?) of voor een jaarverslag.

Een volledige auditcyclus bestaat uit alle stappen van het auditproces: van het verzamelen van gegevens tot en met de evaluaties van de ingezette verbeteracties. Dit is een continu doorgaand proces. De auditcyclus sluit goed aan bij de Plan-Do-Check-Act (PDCA) cyclus van Deming. Dat is een vierstappen plan om tot kwaliteitsverbetering te komen. 

Plan: formuleer doelstellingen en plan maatregelen
Do: voer verbetermaatregelen uit
Check: controleer of de maatregelen bijdragen aan het verbeteren van de kwaliteit en de doelstellingen
Act: analyseer en corrigeer eventuele afwijkingen en verbeter hiermee het plan.

Gebruik van auditresultaten door zorgverleners, kring of VSV

De audituitkomsten worden vastgelegd in het Perinatale Audit Registratie Systeem (PARS). PARS heeft een exportfunctie om substandaard factoren, aandachtspunten, conclusies en aanbevelingen in één tabel  te exporteren naar een word-bestand. U kunt dit gebruiken om aanbevelingen op de agenda te zetten (wie doet wat en wanneer?) of voor een jaarverslag.